El RMS establece la necesidad no únicamente de redactar el Documento de Seguridad, sino también de mantenerlo actualizado, conforme a las variaciones experimentadas en el sistema de información.
Asimismo los tratamientos de datos que se realizan, las cesiones, las empresas que prestan ciertos servicios, etc.. cambian. También se modifican las normas que regulan esta materia.
Todo ello exige un asesoramiento constante en esta materia.
C&M desarrolla un servicio de mantenimiento útil y práctico para el cliente, que le evita así diversas labores asociadas con la materia, al ser cubiertas desde nuestra consultora. El servicio de mantenimiento consiste en:
- Inscripción en el Registro General de Protección de Datos de nuevos ficheros, así como la modificación y en su caso, anulación, de los ficheros inscritos.
- Redacción de nuevas cláusulas de recogida de información conforme a las necesidades existentes en la empresa.
- Redacción de nuevos contratos de acceso a terceros que sean necesarios.
- Atención de consultas y apoyo al responsable del tratamiento en las dudas que tenga en el ejercicio de sus tareas.
- Atención de solicitudes de los interesados en el ejercicio de los derechos de acceso, cancelación, modificación y oposición.
- Revisiones periódicas a los efectos de verificar el cumplimiento de la LOPD y del RMS.
- Asistencia ante una posible inspección de la Agencia de Protección de Datos.
- Formación continua del personal de la empresa (importante para cuando haya nuevas incorporaciones de personal o novedades legislativas, jurisprudenciales o de cambio de criterios de la Agencia)
LICENCIA DE USO DE LA HERRAMIENTA WEB DE GESTIÓN.
Con el fin de facilitar la actualización y mantenimiento que establece la LOPD y el RMS, C&M proporciona a los clientes que contraten los servicios de adecuación y mantenimiento una licencia de uso del software de protección de datos Gesdatos.
A continuación se explica brevemente las diversas funcionalidades de las que dispone dicha herramienta:
1. Gestión de los datos de la organización
Permite la introducción y actualización de los datos de la organización.
2. Gestión de ficheros
Permite identificar y registrar los ficheros en la aplicación, así como modificarlos y darlos de baja.
3. Gestión de personal: usuarios y responsables
Mediante ésta se pueden gestionar los diferentes elementos personales de la organización.
Contempla diferentes niveles:
1. Las figuras que contempla el RD 994/99:
- Responsable del fichero
- Responsables de seguridad
- Usuarios
2. Otras que se presentan como opcionales, pero que la práctica ha demostrado son útiles:
- Gestores de fichero concreto
- Usuarios de atención
4. Gestión de incidencias LOPD
Permite gestionar las incidencias de forma automatizada, pudiendo así:
1. Registrar las incidencias
2. Generar informe de incidencias
3. Confeccionar y modificar el procedimiento de gestión y notificación de incidencias
5. Gestión de copias de seguridad
Permite identificar el procedimiento de copias de seguridad aplicadas en el/los sistemas de información de la propia organización y/o por terceros prestadores del servicio, así como el procedimiento para la recuperación o restauración de datos
6. Gestión de contraseñas
Permite identificar el control de acceso lógico a nivel de red y aplicaciones del sistema, así como de los ficheros en tratamiento.
7. Gestión de soportes
Permite el control e identificación de los dispositivos de almacenamiento empleados por la organización, sobre la localización de éstos y ficheros alojados.
8. Pruebas con datos reales
Ofrece un mecanismo para llevar un control estricto de las pruebas con datos reales, recogiendo las medidas adoptadas sobre los ficheros tratados.
9. Ficheros temporales
Permite identificar los ficheros temporales generados por la organización, y las medidas de seguridad adoptadas.
10. Controles periódicos
Permite llevar un control automatizado sobre el cumplimiento de cada medida técnica y organizativa asignada a los Responsable/s.
11. Registro de accesos
Permite realizar un control sobre los accesos efectuados a los ficheros con datos especialmente protegidos.
12. Gestión de tareas pendientes
De forma automática la aplicación genera un registro de las tareas pendientes, derivadas de un control periódico no superado, de alguna incidencia sin resolver.
13. Registro de auditorias
Permite llevar un registro de las auditorias, internas o externas, practicadas en la organización.
14. Generación del documento de seguridad
La aplicación genera en formato PDF el Documento de Seguridad, donde están reflejadas todas las medidas técnicas y organizativas de la organización, según la información introducida.
15. Generación de manuales de usuarios y responsables
Genera el manual con las obligaciones y funciones relativas a:
1. Usuarios
2. Responsables de Seguridad
3. Gestores de Ficheros Concretos.